小花唠嗑

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公司的十年庆典

2008-04-18 28725 views 42


最近我为什么消失了?———庆典活动记

找地儿

坐在希尔顿的房间里,终于有时间欣赏一下北京的天空。这是我们来到北京一个星期以来唯一的一天阴天,但是此时对于我来说,却觉得格外明朗。我此时有点劫后余生的感觉。突然想起美剧《飞黄腾达》里面每次进Board Room炒人的情景,虽然这次的活动并不存在两个队的竞争,但是无论如何,我知道,如果有,我们应该是获胜的一个Team。

要组织我们公司进入中国10周年的想法,早在去年,不知道从哪个领导那里就已经冒出了这个想法,好在,怎么算,当时公司在中国的时间也只有9年,就觉得上帝保佑啊,逃过一劫。因为我知道,组织这样的一个大型活动,真是的劳民伤财。不过今年实在是逃不过了,10年,虽然我说真的也不觉得公司有多大的成就,但是这确是一个宣传公司的品牌的切入点。领导们是绝对不会放过这个好时机的。

估计总部的头头们给老板下达了指示,于是我和老板从07年的11月份就开始把这个事情提上了日程。首先我们遇到的困难就是,窝儿在深圳,但是活动要弄在北京,这无疑增加了难度,不过对于老板来说,也有不少好处,他在北京的熟人很不少。所以开始决定活动的承办方的重任就交给他了。德国人还是最终相信自己国家的服务,最后决定用一家德国公司来帮我们做晚会的事情,此后我简称VD公司。

为此我特意在11月飞了一趟北京,落实一些合同具体的事情,也和VD的负责人小白看了一下场地。我们走访了长城,798,凯宾斯基,孔子庙,恭王府,宋庆龄故居。老板也真能想,要把高级的西餐宴会搬到长城和和恭王府里。北京就是好,有文化底蕴的地方随便挑,地儿也大,想象一下还真气派。不过这样的如意算盘在我和小白看过场地后都给一一否决了,孔子庙有地儿,不过要当地政府批,因为这么大的舞台一搭,落个破坏文化遗产的罪名,谁也担当不起,长城倒是有先例的,但是我们的活动时间决定是3月份,那时候好像北京还有点冷,说不定有沙尘暴,所以户外的场地受影响比较大,因此宋庆龄故居也否决了。恭王府,我喜欢,亭台楼阁,小桥流水。而且在大贪官和申的地方胡吃海喝的感觉真是别有一番滋味的。可惜这个大寨子能够容纳200人同时进餐的地方确实比较难找,估计和申如果知道他的宅子以后还有这个作用,可能会把房子修得更大。没办法,也否决了。凯宾斯基等各大高级酒店咱们就不考虑了,老板根本看不上,随便去个大酒店搞活动,太没有创意了。于是最后还是把地点定在了798的时态空间,这是一个解放初期德国包豪斯风格的机械工厂,早就废弃了。现在的用途是做一些展览,房梁上还有“毛主席万岁,万万岁…的大红字。恩,不错,中国,德国的元素都有了,而且室内空间大,权衡利弊以后,我和小白对望了一下,狠狠点下了头。

痛苦中坚持

开始以为合同一签就万事大吉了,外包嘛,我想当然起来,以为只要指挥一下,所有事情都可以交给VD来完成了。情况并非如此,我天真的想法很快就砰然击碎。

我首先面临的问题是公司的法定形象规范,英文更好表达一些,叫,Corporate Guideline。简单举个例子吧,搞个活动,肯定会用到公司的Logo,主色调,字体什么的,因为有很多的设计工作要做,专门给客人签到注册的网页,邀请函,欢迎函,大背景板,路上的指示牌,包括桌上的菜单,客人的名牌都要涉及到以上的问题,我听了小白跟我那么一解释,头皮真是发麻,感情我这次是要从头开始。立刻打电话给德国大老板的秘书,她人真好,好在去德国培训的时候跟她也算混熟了些,她帮我把总部翻了一遍,总算找到了真正管Corporate Guideline的人,公司大了,每个人负责的都很细,找对人也是个不容易的事情。他先给我发了个连接,接着把Guideline的盘也给我寄来了,欣喜期待的打开,我又傻眼了,这个Guideline少说有几十页,Logo怎么用,小册子怎么设计,每个颜色的色号和使用范围,做卡片有什么规定,做网站有什么该注意的,全是全,就是太细了,赶快求救VD的Tony,他真是个强人,花时间把这个倒霉的Guideline通读了一遍,后来基本上都是他按照规定设计,我只用给他确定设计出的成品就行了。刚松了口气,发现字体原来不是Word里面自带的,还要到某个国外的网站上去买,娘啊,再次求救总部的IT,一来二去,总算是把字体的使用权也拿到了。

万事开头难,我坚决同意这句话,不过我想再加一句,过程也很难啊。给客人的邀请函经过几番斟酌,总算设计好了,下场印刷。快要发出去的时候,总部的大大大老板发话了,邀请函不要用我们首席代表的名字,要用董事长和董事的签名,我又再次绝倒,开始的时候,我们百般请示,他们也没点头是不是要出席。没办法,得罪谁也不能得罪这两位爷,于是邀请函重印,换了这两位的大名。让印刷厂的工人赶工两天后终于上路了,希望VD的小白没有给工人围攻才好。此时正是刚过完农历新年,谁能料到雪灾的原因,让大部分快递服务都出现了延迟和瘫痪的局面,这只能算个插曲了,我就是想表达:瞧这乱的。。。。。。

搞这么个大型的活动,比起三件事情来,其它只能算是技术性或者是沟通性的小菜,这三件事情就是,一、请哪些客人,二、大会上发言的贵宾是谁,三、整个活动的PR问题。喝口水,一样一样说。

请什么客人这个问题真是让人非常头痛的,活动的定位比较高,当然客人的级别都是很高的。这年头谁都很忙,更何况各大公司的老总,他们恨不得在飞机里面写email 的时候都能和世界各地的分公司开Conference Call呢。所以这样级别的人是非常难请的,以我老板的经验,一般目标参会人数是200人的话,那么至少要发出600封邀请函,而且发出去的客人还要非常靠谱才行。除了我们平时和德国工商会,欧盟工商会,德国领事馆等行业协会保持着沟通外,我老板的好人缘真是帮了大忙了,这个首要艰巨的任务基本上都是他来负责的。我们大概发了500封Email,最后参会160人,比例非常准,老板真是了事如神,在这里给他发一个奖牌。至于我们后来如何去管理这个庞大的数据库,中文名,英文名,秘书的名字,地址,电话,公司名,职位,不来的换了其他的替代人等等这些技术活,不提也罢了。

再说大会发言的贵宾。这个问题很敏感,涉及到公司政治和公司机密,我不好多说什么,我只是想表达,这里的说法太多了,主人家,就是我们公司,国内合作伙伴,政府代表,行业代表,需要平衡的东西很多,而且有些贵宾不是你想要他发言他就发言的,而且他就算发言也不会提前告诉你,当然我明白,最后确认的才是贵宾级人物。我们的状况就是到了大日子的前1天,发言的贵宾才确认,这又让我的小心肝再次扑腾扑腾狂跳了一把,因为按照我们的安排,发言稿最好要先拿去给同声传译的人先看过,有个底儿才行。说起这个同声传译,我又刹不住车了,让我说两句。

客人中外都有,如果贵宾发言都要一句一句翻译就太浪费时间了,于是我们启用了同声传译,中英双向,每个客人入场时将会得到一个耳机,找到自己相应语言的频道就行了。翻译的人会在后台为大家同传。本来事情很简单,不过半路又起了变化,CEO和德国官员要用德文说话,得咧,多了一种语言,我开始掰手指,中文传英文,中文传德文,那非德国人的外国人咋办呢,那只好德文传英文,那要多少翻译啊,同传的翻译价格都以小时计价的噢。乱了,乱了。

再说PR, 这个我多少有点发言权,几乎整个过程都是我和老板一起跟下来的,他负责跟总部的人沟通,我负责和PR公司沟通。在这里我该掌嘴了,当初我就不该问总部需不需要开新闻发布会呢,之后我叫那一个后悔呀,既然问了,总部当然欣然接受,那是当然了,钱都花了,势就造得越大越好了。新闻发布会,这里头名堂又多了,涉及到媒体,事情就会比原来的要复杂,现在中国的媒体已经上了一个台阶,不是所有的稿子都愿意发的,要有Key Message,换句话来说,就是要有吸引人眼球的地方,比如,公司下一步在中国要有什么重大决定之类,PR的人真是难为老板和我了,这个只有总部能做主,总部的反应模糊不清,不知道是没有重大决策呢,还是不适合在此时宣布,我估计是后者。于是我们只能让PR想办法把没有重大核心的新闻做得漂亮。新闻稿,记者问题的回答都在雪片的纸张中从雏形到完善,好在公司里面有专家,总部也有智囊团协作完成诸如此类的专业性问题。公司的宣传片也送去加上中文字幕了。说来也奇怪,原来踢三脚才挪一步的总部居然到最后每天的反应变得相当迅速,看来是大大大老板发话了,他的压力之下,没有人敢怠慢。

准备工作在如火如荼的进行中,原来我以为事隔了半个月,我该都忘记了吧,现在觉得让我说三天也说不完,我已经尽量挑些主线条来说了,其实小事情也一大把呢。新闻发布会的酒水茶点,晚宴的节目,桌布的色调装饰,菜单的定夺,礼仪小姐的旗袍款式,光花就有好几种,主人的,贵宾的,新闻发布会现场的,晚宴桌子上的,公共区域用来布置的,别对这些嗤之以鼻啊,人家都巴巴得等着你点头呢。

突发事件也值得一说,客人用来注册的网站是我们确定当天人数的重要依据,不知道是不是老天故意要捉弄我们,大日子前两天,突然我们看到总部原来说不来的三个大董事要来,于是我们赶紧定房间,安排接机,晚宴的座位要坐相应的调整,好在老板多了个心眼,亲自打电话去总部秘书那里问了一下,人家说根本没这回事,他们不来,我们又傻眼了,只能怪系统,它估计闹情绪了,要不怎么会自动瞎确认呢。

再说说VD小白姑娘的难题,798为了迎接奥运会,各处都要修缮一下,以美丽的形象迎接外国游客。可别挑这个时候啊,活动的前一个星期,场地前面的路给挖得不成样子,一个个大坑,飞沙走石的不说,电缆也受到了影响,小白告诉我当天晚上整个场地的用电要受到考验的时候,我简直要崩溃了。她估计最后一个星期好多时间都浪费在和798管理处的协商和威逼利诱中,无论如何,活动的前一晚,她是逼着工人把大坑给填上了。开进了两台发电车,及时保证供电问题。哈哈,写到这里,我发现我已经第二次提到小白逼工人干活了,俨然一副恶工头形象,我替她平反,她也是没有办法,要说恶,我估计是逼她的更恶的工头了。

就这样,整个准备过程在大方向明确,有条不紊,小事情一团乱麻中艰难的前进着,索性我们的组员都是Team work相当强,富有默契的螺丝钉。一个能顶好几个用。老板坚定得贯彻着大困难挺身而出,小事情撒手放权的原则,让他的下属非常高效得运作着,我觉得我们这个大木桶,缺了哪片木头,就会出现巨大的洪流。还好,这种事情没有发生,大日子的凌晨,95%的工作都安排停当了。


大日子

晚上睡得实在不怎么样,感觉大脑皮层在不停的奋战,所以醒来感觉跟没有睡似的,今天老板的老板,老板老板的老板,老板老板老板的老板都要来,到顶是公司的CEO,都要见到了。千万不能掉链子,强打精神。

9点30,我们深圳Team都在会议室候着了,椭圆形的桌子,冰冷的Board Room。 我还在商务中心准备材料的时候,小姑娘就通知我老大都来了,好家伙,一溜德国人,一溜德语。听上去我们整一个全给关进了纳粹的集中营。CEO和董事健步如飞,占据了会议桌的中心位置,大家立刻坐下来。媒体的事情,格外麻烦,最近好像西藏问题特别凶,欧洲几个国家都开始注意到了,所以高层们不敢等闲视之。VD,PR公司的头也到了,门外候着呢,准备给CEO做最后的Briefing。这个时候我的手机不停的闪,我知道,这是合作伙伴的秘书在给我下命令呢,他们的领导当然要得到最好的待遇,是啊,几乎每个领导都对我们提出了同样的要求,把我撕开算了,没办法,溜出门外,不停的打电话。游走在四面八方的指示和安抚中。不一会,几个同事也出来了,神情严峻的说:改,新闻稿要改,演示文稿也要改。原来董事问:为什么演示文稿的PPT里面只有沿海地区是绿色的其它的地方是白色的?这样中国的媒体会不会觉得我们是在故意区分贫富差异?我简直要晕倒,好在博士比较冷静,作出了合理的解释。PR的头简直要疯了,因为最后确定的文稿早上已经拿去印了,现在改根本来不及了。成品早就装好准备分发给媒体了。好在不算什么致命的问题,最后决定只能是CEO演讲投影的时候保证是最正确的就行了,德国人就是要求完美。 我安慰了一下就要发作的PR经理。她哪里知道,我们面临的事情还没有结束,董事突然说他不想和原来的老朋友坐在一起,要多认识一些新朋友,这就意味着,原先编排好的座位表也要推倒重来。

VD和PR终于有时间进去开始介绍了,凡是介绍到的东西,Briefing Book都能找到相应的文件,时间表,新闻稿,媒体介绍,媒体的问题,以及我们做出的适当回答,晚会客人名单,座位安排,中国传统节目的背景介绍。高层们手上的Briefing Book翻得哗哗直响,董事开玩笑说,这真是本圣经,我心里狠狠地想,哼,这本东西害得大家费了多少功夫,倾注多少人的心血。从CEO踏入中国领土的那一分钟起,几乎所有的安排,甚至包括要跟什么人说话,说什么话都清楚得列在这本“圣经…上,VD的小白为了她加了多少时间的班,我心里最清楚。

中午吃不下什么东西,随便垫了个苹果就到现场了。其实这个时候我反而最开心的,因为我觉得时间在一分一秒地过去,当一切都要上演的时候,就离结束不远了。不过突发状况还是不停在继续,有的客人不愿意按照我们的座位表落座,想和她朋友在一起,前台的接待的姑娘不够醒目,签到的时候让客人排着队等待,贵宾已经逼近,但我们的领导却给客人围住,不得脱身接驾,面对这些,早些时候的难题,已经把我们的组员训练得可以用杀伐决断来形容,每个人几乎都能做出最迅速的判断。小姑娘们几乎不用再问我,直接帮我把难题挡掉了。对于我,时间的缝隙里,看着希尔顿的服务生有序得摆着酒杯,演员和司仪在走着场,悄悄的在心里面享受那种有序和宁静。

最后的景象可想而知,中国传统特色的工厂,优雅的西式晚餐,烛光闪烁着,美食传递着。身着淡绿色竹叶暗花旗袍的礼仪小姐在客人们中间穿梭。爵士背景音乐让整个场地弥漫着温暖的纸醉金迷。我欣赏着节目,远远注视着领事馆官员和高层们职业的觥筹交错中透露的些许的赞叹和享受。老板在台上自己用英语和中文演说着对客人的祝福和结束语。。。。。。我真的很难表达此时的感受,不过至少能睡个好觉了,我真想回家啊。






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发表评论

  •  Cathy
     2008-09-25 09:49:13  回复该评论
  • 小花很能干哦!你们选的这个地方也是我们经常去的,上次给我们德国同事开farewell party就是在这里举行的。
  •  默默
     2008-07-09 20:27:54  回复该评论
  • 期待大勇小花 什么时间去澳大利亚看小浣熊 看袋鼠哦 kkkkkk
  •  susan
     2008-07-01 15:20:19  回复该评论
  • 今年怎么没有看到你们的任何消息呀,小花是不是去制造爱的结晶去了?
  •  独一无二
     2008-06-27 14:18:13  回复该评论
  • 恩,看了你们的旅游故事以后,现在想看你们的爱情故事了,呵呵
  •  筱夭
     2008-06-23 16:08:20  回复该评论
  • 哗,终于更新了。。。终于交待了消失这么久的理由了。。。呵,还以为你再出现会是新的游记呢。原来是辛苦工作去了。加油。小花好样的!
  •  月月
     2008-06-12 22:07:06  回复该评论
  • 接楼下的,可以写写你和大勇的爱情故事,xixi。。。。。
  •  阳阳
     2008-06-11 21:37:44  回复该评论
  • 小花的日记很久没有更新了啊[br][br]我想看新的东东~
  •  小橙子
     2008-06-09 11:33:28  回复该评论
  • 小花 我现在筹备结婚的事 从你博客 知道你朋友开摄影工作室的..可否给个联系电话我.我想了解下 谢谢 希望你看到第一时间回复我 13929988446 发个短信呢 麻烦了

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